Jeff Bezos, si shumë CEO të tjerë me ndikim, nuk do të tolerojë PowerPoints (d.m.th. prezantimet) në takimet e tij. Kjo nuk është për t’u habitur, pasi PowerPoint inkurajon të menduarit e gabuar dhe vendimmarrjen e dobët dhe detyron audiencën t’i jepet informacion i vakët që, nëse ilustrohen në një dokument, mund të analizohen dhe kapen në një të 10-ën e asaj kohe.

Ajo që është ironike në lidhje me PowerPoint (dhe të gjitha aplikacionet e prezantimit) është se, ndonëse e bën punën e prezantuesit të lehtë, ul ndjeshëm efektivitetin e prezantuesit, së pari sepse i kthen edhe idetë e mira në katastrofë mendore dhe së dyti sepse krijon pakënaqësi. Mendoni: A nuk e urreni fshehurazi prezantuesin, pasi slide i parë del në ekran?

Prandaj, ju mund t’i jepni karrierës dhe biznesit tuaj një shtysë të madhe duke 1) reduktuar numrin e PowerPoint-ve që jepni dhe 2) zvogëloni madhësinë dhe rrisni fokusin e çdo PowerPoint-i që jepni. Për ta bërë këtë, bëni vetes pesë pyetjet e mëposhtme përpara se të filloni një PowerPoint të ri:

1. Çfarë vendimi dëshironi të merret?

Nëse nuk jeni duke ecur drejt një vendimi, nuk keni punë të bëni një prezantim. Këtu janë disa vendime që janë të përshtatshme:

• Dëshironi që ata të vendosin për hapat e ardhshëm.
• Dëshironi që ata të vendosin të blejnë diçka.
• Dëshironi që ata të vendosin të anullojnë diçka.
• Dëshironi që ata të vendosin se si të trajtojnë një problem.
• Dëshironi që ata të vendosin se si të përfitojnë nga një situatë.

Këtu janë disa “arsye” për të dhënë një prezantim që harxhon kohën:

• Për të ofruar background.
• Për të mbajtur të gjithë të informuar.
• Për të promovuar vizibilitetin tuaj.
• Për të vërtetuar se keni fuqinë për t’i detyruar të gjithë të ulen në një dhomë dhe t’ju dëgjojnë kot për një orë.

Unë do të vlerësoja se rreth një e treta e të gjitha prezantimeve bien në kategorinë e dytë.

Duke filluar me vendimin që dëshironi të merrni siguron që çdo gjë që bëni do të mbetet e fokusuar në atë që është e rëndësishme në vend që të kthehet në një ngarkesë diskursive të marrëzive të mërzitshme. Pra, ndërsa mund të vendosni të krijoni një PowerPoint, ai duhet të jetë më i shkurtër dhe më i saktë.

Cila është sasia minimale e informacionit që u nevojitet pjesëmarrësve të takimit për të marrë këtë vendim?

Të gjithë në botën e biznesit dhe kudo tjetër për këtë çështje, janë në një gjendje të mbingarkesës së përhershme të informacionit. Dhënia e informacionit të pakërkuar njerëzve është një imponim, jo ​​një shërbim.

Prandaj, kur jeni duke ecur drejt një vendimi, i detyroheni audiencës suaj që të jepni vetëm aq informacion sa i nevojitet për të marrë një vendim inteligjent dhe jo më shumë.

Ndjekja e këtij rregulli do të përgjysmojë shumë prezantime. Shumë herë, sasia e informacionit të kërkuar është aq e vogël sa do të kuptoni se thjesht mund t’u flisni njerëzve përmes tij.

3. Cila është mënyra më e qartë dhe më efikase për të dhënë këtë informacion?

Sjellja standarde e prezantimit, të folurit mbi slide me pika nuk është as e qartë dhe as efikase. Nuk është e qartë sepse:

1. Nëse fjalët në ekran dhe fjalët që dalin nga goja janë të ndryshme, krijon konfuzion, duke e bërë më pak të kuptueshme dhe të mbahet mend më pak.
2. Nëse fjalët në ekran dhe fjalët që dalin nga goja juaj nuk janë të ndryshme, ju jeni duke lexuar slide-t tuaja, gjë që bën që audienca juaj të dëshirojë t’ju injorojë.

Sjellja tjetër standarde e prezantimit, të folurit mbi klip artin e thjeshtë ose fotot nga stock, nuk është as e qartë dhe as efikase. Clip art zvogëlon prezantimin tuaj, sepse audienca shikon slide dhe jo juve.

Nga ana tjetër, nëse audienca ka nevojë të dijë se si duket diçka (për shembull, një produkt i ri) dhe ju keni një fotografi të saj, ose ka një ilustrim që e bën më të qartë informacionin (minimal dhe përkatës) që po prezantoni, projektimi i tij në një ekran mund të jetë mënyra më e qartë dhe më efikase për të dhënë atë informacion.

Pra, këtu është rregulli:

1. Përdorni një slide vetëm kur informacioni që po jepni (për të çuar drejt vendimit që dëshironi të merret) paraqitet në mënyrë më të qartë dhe më efikase si një foto ose ilustrim në një ekran.
2. Përndryshe, vendosni të gjitha informacionet në një dokument informues që mund të lexohet nga i gjithë auditori në fillim të takimit.

Po, kjo është më shumë punë për ju sesa t’i vendosni idetë tuaja në një skicë. Por shkrimi i një dokumenti informues do t’ju detyrojë t’i vendosni idetë tuaja dhe të siguroheni që ato të mos jenë gjysmake.

Më e rëndësishmja, ora që kaloni duke e shkruar do t’u kursejë të gjithë të tjerëve një sasi të madhe kohe, sepse duhen rreth tre minuta për të lexuar një dokument informues, në krahasim me tre deri në 10 herë më shumë se shuma që ju nevojitet për ta ushqyer atë me PowerPoint.

4. Si do t’i trajtoni “mos kuptimet”?

Nëse vendimi që po kërkoni është i rëndësishëm, ka shumë gjasa që dikush të bëjë një pyetje në lidhje me diçka që nuk është në prezantimin tuaj (ose dokumentin informues), ose sepse ata sinqerisht mendojnë se duhet të dinë për këtë ose sepse duan të shohin nëse “i njihni mirë gjërat tuaja”.

Kur merreni me këtë mundësi, gjëja më e keqe që mund të bëni është të mbushni prezantimin tuaj (ose dokumentin informues) me gjithçka që mund të kërkohet. Kjo për dy arsye: 1) Përgjigjja e pyetjeve që njerëzit nuk i kanë bërë është një mënyrë e shkëlqyer për të hapur takimin 2) qëllimi është të sigurohet sasia minimale e informacionit.

Mënyra më e mirë për të trajtuar këtë është:

• Në fakt njihni gjërat tuaja në mënyrë që t’u përgjigjeni pyetjeve menjëherë, ose
• Keni në dorë një dokument shtesë që ofron detaje, ose
• Jini mjaft të guximshëm për të thënë ose “Nuk e di; do të kthehem më vonë për këtë” ose “Mund të jetë më mirë nëse e diskutojmë këtë pas takimit, sepse nuk është diçka e rëndësishme për të gjithë këtu”.

5. Si do ta kërkoni vendimin?

Pavarësisht se si keni vendosur të paraqisni informacionin që audienca juaj duhet të dijë për të marrë një vendim, ju po humbisni kohën tuaj dhe kohën e të gjithë të tjerëve nëse nuk e çoni takimin drejt vendimit.

Mbyllja e gjithanshme që funksionon për pothuajse të gjitha takimet e biznesit është:

• Prisni derisa diskutimi të ndihet i përfunduar.
• Përmblidheni rezultatin e diskutimit në këtë mënyrë: “Në rregull, po e kuptoj se ku jemi tani.”
• Kërkoni vendimin: “A jemi të gjithë pak a shumë dakord për këtë?” Nëse ka shumë tundje me kokë, ju e keni vendimin; nëse nuk ka, nuk e keni marrë vendimin, kështu që do t’ju duhet të shkurtoni dhe të filloni nga e para herën tjetër.
• Dokumentoni takimin. Nëse keni marrë vendimin që dëshironi, shkruani menjëherë me email përmbledhjen tuaj të takimit dhe vendimin që besoni se është marrë. Nëse nuk e merrni vendimin që dëshironi, dërgoni me email përmbledhjen tuaj të takimit dhe thoni se do të kërkohet diskutim i mëtejshëm mbi këtë temë.

Kjo mënyrë e përshkruar realizon disa gjëra:

1. Ju pengon të mërzisni të gjithë me PowerPoint-et tuaja gjysmë të maturuara. Vetëm kjo do t’ju bëjë shumë të njohur.
2. Do të rrisë shumë efektivitetin tuaj si komunikues, gjë që do t’ju bëjë më të vlefshëm për çdo ekip.
3. Kjo do t’ju ndihmojë të siguroheni që ju mund të zhvilloni karrierën tuaj ose kompaninë tuaj duke marrë vendimet që dëshironi.