Nëse e urreni emailin, ndoshta nuk po e përdorni siç duhet. Sa u përket njerëzve të famshëm, Mark Cuban është një person shumë i lehtë për t’u arritur. Ai ka disa adresa email-e publike, ku fton sipërmarrësit t’i dërgojnë propozime dhe t’i kërkojnë këshilla, dhe siç mund ta imagjinoni, ka shumë njerëz që e kontaktojnë atë për këtë.

Cuban thotë se merr rreth 750 deri në 1000 emaile nga sipërmarrësit çdo ditë. Dhe ai punon me të gjitha ato, përveç emaileve të tjera që merr nga ekipi i tij dhe të gjithë të tjerët. Ja disa këshilla se si ai i menaxhon kaq shumë email-e të ardhura në llogaritë e tij.

Hapi 1: Fshini

Në një episod të podkastit Raising the Bar, Cuban shpjegoi se metoda e tij kryesore për trajtimin e të gjitha këtyre emaileve është “Fshi, fshi, fshi”. Ai tha se i duhen rreth dy sekonda për të vendosur nëse do t’i përgjigjet një emaili apo do ta fshijë atë.

Në të vërtetë nuk ka nevojë të fshini një email. Në vend të kësaj, ju duhet të arkivoni emailet tuaja. Kur një email fshihet, ai është zhdukur përgjithmonë, por arkivimi do të thotë se është ende i aksesueshëm në arkivin e emailit tuaj.

Sa herë që një email nuk është i rëndësishëm për ju ose nuk garanton një përgjigje, duhet ta arkivoni atë për ta nxjerrë nga inbox juaj pa e fshirë vërtet. Në këtë mënyrë, ju mund ta mbani të pastër inbox tuaj pa lënë asgjë të humbasë. Ky është një hap vendimtar për të arritur Inbox Zero, një teknikë e menaxhimit të emailit që rekomandohet shumë ta zbatojnë.

Hapi 2: Delegoni

Nëse Cuban sheh diçka që ngjall interesin e tij, ai do të dërgojë një përgjigje të shpejtë duke i mbushur me pyetje. Nëse personi jep përgjigje të mjaftueshme, ai e di se ka potencial. Në atë moment, ai ia dorëzon emailin ekipit të tij. Në thelb, ai ia delegon bisedën dikujt tjetër. Ai thotë, “Unë kam njerëz të ndryshëm për çdo lloj ekspertize dhe do t’u kërkoj të gërmojnë dhe të mbulojnë bazat për të cilat nuk jam plotësisht i aftë”, gjë që shpesh e gjej veten duke e bërë.

Hapi 3: Filtroni

Dy hapat e parë janë në thelb se si Cuban trajton 1000 emailet që merr nga sipërmarrësit çdo ditë. Por ka një strategji përfundimtare që ai zbaton për të ulur numrin e emaileve që merr në radhë të parë. Për këdo që kërkon të tërheqë vëmendjen e Cuban, ai thotë se “gjëja më e keqe absolute” që mund të bëni është t’i dërgoni email atij në mënyrë të përsëritur. Zgjidhja e tij për këtë është e thjeshtë, ai krijon një filtër brenda Gmail që fshin automatikisht çdo email nga adresa e specifikuar.

Kjo teknikë specifike ndoshta nuk është e rëndësishme për shumicën e njerëzve, por ia vlen të merret parasysh se si mund të zbatoni një teknikë të ngjashme në jetën tuaj të përditshme. Mënyra më e mirë për të zvogëluar numrin e emaileve është të kufizosh në radhë të parë sasinë e emaileve që arrijnë në inbox tuaj.

Shumica e mjeteve të postës elektronike kanë veçori automatike të filtrimit që do të renditin emailin tuaj në kategori të ndryshme, si “social”, “promovime”, “përditësime” dhe më shumë. Këto janë veçori të shkëlqyera që përdorin machine learning për të përmirësuar mënyrën e renditjes së emaileve me kalimin e kohës. Nëse nuk e keni bërë tashmë, provoni t’i aktivizoni ato. Në këtë mënyrë, ju mund të përqëndroheni në emailet tuaja më të rëndësishme menjëherë dhe të shkoni te gjërat e tjera më vonë.

Madje mund të bëni një hap më tej duke krijuar filtra të personalizuar për të hequr emailet me fjalë kyçe të caktuara nga inbox juaj. Nëse vërtet nuk dëshironi asnjë email marketingu, për shembull, mund të krijoni një filtër për të zhvendosur çdo email që përmban fjalën “unsubscribe” në një dosje tjetër. Pastaj mund ta rishikoni shpejt dosjen një herë në javë ose më shumë për t’u siguruar që asgjë nuk ka humbur.