Rregullat e mirësjelljes së mbledhjeve janë çelësi për një biznes të mirë, pasi koha e përballjes lejon komunikim të qartë dhe vendimmarrje efektive. Por shumë shpesh, takimet zgjasin më shumë seç duhet dhe nuk arrijnë t’i mbajnë pjesëmarrësit të angazhuar.

1. Përcaktoni objektivin – Një qëllim i qartë do të vendosë tonin për takimin dhe do të përcaktojë drejtimin e tij. Qëllimi juaj duhet të jetë specifik dhe i matshëm. Nëse prisni që të pranishmit të bëjnë stuhi idesh, kërkojini secilit pjesëmarrës të vijë me një listë idesh.

2. Pyesni veten nëse një mbledhje është me të vërtetë e nevojshme – Mbledhjet mund të jenë të shtrenjta. Për të llogaritur koston e saktë, shumëzoni pagën për orë të çdo personi të pranishëm me kohëzgjatjen e mbledhjes. Nëse objektivi juaj mund të arrihet përmes postës elektronike, telefonatës në konferencë, Skype, apo edhe një diskutimi të shpejtë kokë më kokë, anashkaloni takimin fare.

3. Ftoni vendimmarrësit – Takimet më efektive përfshijnë palët e interesuara për të siguruar që vendimet mund të merren menjëherë. Nëse një vendimmarrës kyç nuk është i disponueshëm, kërkoni nga një vartës të marrë pjesë. Idealisht, ky person do të jetë në gjendje të flasë në emër të mbikëqyrësit të tij dhe – të paktën – të mbajë shënime dhe të raportojë.

4. Rehatohuni – Takimet rutinë të krijuara për të prekur bazën me punonjësit dhe për të diskutuar raportet e statusit zakonisht mund të realizohen në 15 minuta ose më pak. Ju do të keni më shumë gjasa ta mbani takimin të shkurtër dhe të saktë nëse të gjithë qëndrojnë në këmbë.

5. Koha e duhur – Nëse dëshironi që çdo pjesëmarrës i takimit të jetë plotësisht i angazhuar, shmangni mëngjesin e të hënës, kur të gjithë po marrin e-mail. Gjithashtu shmangni pasditeve të së premtes, kur punonjësit janë të zënë me mbylljen e javës dhe duke pritur fundjavën. Programoni takimet në një ditë dhe orar kur pjesëmarrësit kanë më shumë gjasa të angazhohen.

6. Vendosni një kufi kohor dhe respektojeni – Takimet që zvarriten me orë të tëra i bëjnë pjesëmarrësit të humbasin durimin dhe fokusin. Hapësirat e vëmendjes janë të shkurtra dhe koha është e vlefshme. Takimet më produktive fillojnë në kohë dhe përfundojnë në kohë.

7. Jepini prioritet agjendës – Mos i lini për të fundit temat më të rëndësishme. Për të siguruar që objektivat me prioritet më të lartë janë përmbushur, diskutoni fillimisht çështjet më të rëndësishme. Në këtë mënyrë, nëse dikush duhet të largohet ose të largohet herët nga takimi, ju do t’i keni arritur akoma qëllimet tuaja kryesore.

8. Shpërndani konceptet përmes tregimeve – Kur i prezantoni një grupi koncepte kyçe ose ide të reja, veçanërisht modele që janë të vështira për t’u kuptuar, shpjegoni pse ata duhet të kujdesen. Kornizojeni çështjen me një histori të shpejtë dhe përdorni shembuj.

9. Bëni një përmbledhje të qartë – Në fund të takimit, përsëritni shpejt çdo vendim, afat dhe sqaroni çdo veprim vijues që kërkohet. Të gjithë pjesëmarrësit e takimit duhet të kuptojnë saktësisht se çfarë pritet prej tyre. Programoni menjëherë çdo takim pasues.